Herramientas TIC para la coordinación de proyectos

hace 9 años

A veces, cuando nos enfrentamos a grandes proyectos en los que participan un grupo de profesionales de distintas áreas de producción, nos encontramos que algunos de los mayores problemas con los que te puedes encontrar son la comunicación y el tiempo. No siempre es posible estar todos a la vez, un día a una hora y en un sitio determinado.

En este post, hablaremos de algunas de las herramientas TIC que usamos para coordinar proyectos de este tipo, en los que podemos trabajar con personas no localizadas en la misma oficina, aportando cada uno su valor al proyecto.

 

REDMINE

 

Esta estupenda aplicación de software libre que podemos instalar en nuestro servidor, nos permite tener documentado varios proyectos a la vez. Disponemos de varias herramientas como foros, wikis, noticias, gestor de tareas, planificación, repositorio de archivos.

 

De esta manera, el cliente puede consultar las actas de las reuniones, las decisiones tomadas, el estado global del proyecto o tareas determinadas, aportar documentación o comentarios, etc.

 

Al grupo de trabajo nos facilita la consulta sobre la documentación del proyecto. Es como tener una archivador gigante en el que todos aportamos nuestro granito de hora.

 

Más información: Página oficial Redmine.

 

 

SKYPE

 

Creo que no es necesario hablar de esta herramienta de Voz IP que todos conocemos. Creo que lo interesante es el uso conceptual que se le pueda dar.

 

Evidentemente nos mantiene en contacto por voz a todo el equipo. Aparte de las charlas de uno a uno para resolver temas puntuales, también nos facilita las reuniones de estado de proyecto, creando una sala en la que todos podemos hablar desde el sitio que estemos con ordenador o teléfono móvil.

 

 

Una de las grandes ayudas que tiene ahora el Skype es la posibilidad de compartir el escritorio. Podemos presentar el diseño de la aplicación a distancia y hacer modificaciones al momento de la mano de nuestro cliente.

 

 

También supone un gran ahorro de costes el su uso para la formación on-line. Sin necesidad de desplazarse, ayudamos a el cliente a usar y entender el funcionamiento de los paneles de gestión.

 

Más información: Página oficial Skype.

 

 

DROPBOX

 

Cuando de lo que se trata es de pasarnos archivos entre nosotros, resulta muy efectivo Dropbox. Al igual que todas las herramientas que usamos, son accesibles desde cualquier sistema: MacOSX, Windows, Linux, Android y iPhone/iPad.

 

Se trata de compartir una carpeta en tu sistema con una red de usuarios. Borres, copies o modifiques los archivos que contiene esta carpeta, se actualizará automáticamente en cada uno de los sistemas que componen el grupo y viceversa.

 

Tiene una versión gratuíta que te ofrecen 2Gb y otra de pago que te ofrece otros servicios y más espacio en el disco duro virtual.

 

Su uso es muy sencillo: creas una carpeta dentro de la que has asignado para Dropbox, y le envías una invitación al usuario con quién la quieras compartir. Si simplemente quieres que tu cliente se descargue, por ejemplo, un zip con las pantallas diseñadas, hay un modo de enviarle solo un link de descarga.

 

En cualquiera de los dos casos, si arrastras los archivos a esta carpeta compartida, en breve ya estarán disponibles para el usuario que elijas.

 

Más información: Página oficial Dropbox.

 

 

YAMMER

 

Por último, no podía faltar una red social. Yammer está a caballo entre Facebook y Twitter. Lo mejor de cada casa. Te permite crear múltiples canales con los usuarios que quieras. Teniendo un canal para cada proyecto y asignadas en éllas las personas que participan en él, nos sirve como hilo conductor de consultas importantes para el proyecto, conversaciones y comentarios.

 

Se puede usar a modo de twitter con mensajes cortos que recibes automáticamente en tu móvil, avisándote además con mediante mail cuando hay actividad en el canal. Si necesitas algo más completo, puede usarse como fuese un facebook subiendo archivos, replicando determinado comentario, etc.