Recientemente me ha llegado el caso de una empresa, en la cual hay un equipo informático que hace funciones de POS,  además de usarse para correo electrónico, navegar por internet, y demas tareas administrativas.

Un dia, y de repente (como suelen ocurrir estas cosas), el ordenador dejó de funcionar. Tras llevarlo a un servicio técnico el resultado fúe el de que el disco duro estaba irreparablemente dañado, y en ese momento empiezan los tirones de pelos, los problemas, el tener casi paralizado el negocio. Por supuesto no existian copias de seguridad, ni de los programas usados, ni de los datos (correos electronicos, tarifas, listados, etc)

Un problema de esta índole supone unos costes muy importantes para cualquier empresa, no solo en reposición de los equipos dañados, ni en asesoramiento tecnológico, si no en perdidas de datos y de productividad, en algunos casos estas perdidas de productividad pueden llegar a la paralización completa de la actividad y en los casos de perdidas de datos incluso podríamos incurrir en resposabilidades por incumplimientos con terceros. Imaginemos el caso de una asesoria que perdiera los datos de sus clientes, prefiriria ni pensarlo…

Esta situación me ha llevado a escribir este post, intentando fijar una serie de recomendaciones a seguir en las empresas para evitar tener que resolver el problema cuando este ya se ha producido.

1. Identificar los lugares (carpetas y ficheros), donde se almacenan los datos sensibles.
2. Identificar y catalogar los programa usados que tendriamos que reinstalar si fuese necesario.
3. Si es posible duplicar los datos en la misma ubicación. Lo ideal seria tener un sistema de discos duros RAID en modo espejo, si un disco duro falla, podemos continuar trabajando con el otro (que tiene los mismo datos) y remplezar el averiado sin problemas, ni disminución de la productibidad.
4. Realizar al menos dos copias de seguridad (backups) diarias, una debe quedar almacenada en la mismo local, para acceder a ella rápidamente si es necesario y otra desubicada, a ser posible fuera de la misma ciudad. Explico por que: Si tenemos las copias de seguridad en el mismo local (aunque sea en una caja fuerte) si nos roban el ordenador y la copia o si se produce un incendio o inundación perderemos el original y la copia, por ello debe existir una copia lo más alejada geográficamente del local. Para esto podemos contratar una empresa especializada o usar servicio en la nube, como dropbox, ubuntu one, etc, que nos permiten almacenar los datos en sus servidores, y estos a su vez disponen de copias de seguridad.
5. Tener un buen personal o empresa de informática que pueda reaccionar y resolver el problema de forma rápida.

Muchas empresas pensarán que todo esto en muy caro, pero no creo que supere los 100-200€/mes, os habeis parado a pensar cuanto le costaría a una empresa estar completamente paralizada 2 o 3 dias, porque sus sistema informático no funciona?

Antes de terminar me gustaria hacer recomendar el uso IMAP como protocolo de email, en lugar de POP. ya que IMAP nos permite sincronizar el correo entre varios equipos, móviles, etc y tener todos nuestros correos (recibidos y enviados) almacenados en el servidor.