Cuando tenemos que organizar reuniones en las que intervienen varias personas, que tienen agendas distintas, es complicado gestionar la fecha y hora de la reunión. Mensajes cruzados, llamadas para confirmar si uno de los intervinientes puede a la hora que puede otro de ellos. Cuantos más intervinientes más complicado es encontrar el momento.

Doodle.com es una herramienta online que nos facilita esta labor.

Es gratuita y solo necesita que el organizador de la reunión este registrado el resto de los intervinientes podrán acceder a la propuesta de reunión para indicar sus fechas disponibles a través de una URL.

Como organizador de la reunión solo tenemos que crear una encuesta, en la que nos pedirá los datos básicos de la reunión: Tema, localización (que podemos ver sobre Google Maps), descripción. Tendremos que escoger una o varias fechas en las que podría tener lugar la reunión, y sobre esas fechas las horas a las que podría celebrarse dicha reunión.

Y como último paso enviamos la pregunta o encuesta a los intervinientes, paso que podemos realizar usando nuestra agenda de Gmail, Outllok, Exchange, etc

Los intervinientes de la reunión recibirán un correo con un enlace, que les llevará a una página donde podrán indicar que fecha y hora (se pueden indicar varias) tiene disponibles para participar en nuestra reunión.

Una vez recopilada la votación de cada interviniente, podremos cerrar la votación y enviar a los participantes una cita ya cerrada para la reunión.

Escoger fecha y hora es muy sencillo ya que la aplicación nos indica la mejor fecha y hora (la elegida por más usuarios) aunque la decisión final esta en nuestras manos.

Este es un ejemplo básico, pero doodle nos permite personalizar mucho más las votaciones, por ejemplo permitiendo a los intervinientes indicar fechas y horas en las que es imposible asistir, o en las que podrían asistir si fuese estrictamente necesario.

Os invito a probarlo aqui