De vegades, quan ens enfrontem a grans projectes en què participen un grup de professionals de diferents àrees de producció, ens trobem que alguns dels majors problemes amb què et pots trobar són la comunicació i el temps. No sempre és possible estar tots al mateix temps, un dia a una hora i en un lloc determinat.

En aquest post, parlarem d'algunes de les eines TIC que fem servir per coordinar projectes d'aquest tipus, en què podem treballar amb persones no localitzades a la mateixa oficina, aportant cada un el seu valor al projecte.

REDMINE

Aquesta estupenda aplicació de programari lliure que podem instal · lar al nostre servidor, ens permet tenir documentat diversos projectes alhora. Disposem de diverses eines com fòrums, wikis, notícies, gestor de tasques, planificació, repositori de fitxers.

D'aquesta manera, el client pot consultar les actes de les reunions, les decisions preses, l'estat global del projecte o tasques determinades, aportar documentació o comentaris, etc.

Al grup de treball ens facilita la consulta sobre la documentació del projecte. És com tenir una arxivador gegant en el qual tots aportem el nostre granet d'hora.

Més informació: Pàgina oficial Redmine .

SKYPE

Crec que no cal parlar d'aquesta eina de Veu IP que tots coneixem. Crec que l'interessant és l'ús conceptual que se li pugui donar.

Evidentment ens manté en contacte per veu a tot l'equip. A part de les xerrades d'un a un per resoldre temes puntuals, també ens facilita les reunions d'estat de projecte, creant una sala on tots podem parlar des del lloc que estiguem amb ordinador o telèfon mòbil.

Una de les grans ajudes que té ara l'Skype és la possibilitat de compartir l'escriptori. Podem presentar el disseny de l'aplicació a distància i fer modificacions al moment de la mà del nostre client.

També suposa un gran estalvi de costos el seu ús per a la formació en línia. Sense necessitat de desplaçar-se, ajudem a el client a usar i entendre el funcionament dels panells de gestió.

Més informació: Pàgina oficial Skype .

Dropbox

Quan del que es tracta és de passar-nos arxius entre nosaltres, resulta molt efectiu Dropbox. Igual que totes les eines que fem servir, són accessibles des de qualsevol sistema: MacOSX, Windows, Linux, Android i iPhone / iPad.

Es tracta de compartir una carpeta en el teu sistema amb una xarxa d'usuaris. Borres, copies o modifiquis els arxius que conté aquesta carpeta, s'actualitzarà automàticament a cada un dels sistemes que componen el grup i viceversa.

Té una versió gratuïta que et ofereixen 2Gb i una altra de pagament que t'ofereix altres serveis i més espai al disc dur virtual.

El seu ús és molt senzill: crees una carpeta dins de la que has assignat per Dropbox, i li envies una invitació a l'usuari amb qui la vulguis compartir. Si simplement vols que el teu client es descarregui, per exemple, un arxiu amb les pantalles dissenyades, hi ha una manera d'enviar només un enllaç de descàrrega.

En qualsevol dels dos casos, si arrossegues els arxius a aquesta carpeta compartida, en breu ja estaran disponibles per a l'usuari que triïs.

Més informació: Pàgina oficial Dropbox .

Yammer

Finalment, no podia faltar una xarxa social. Yammer està a cavall entre Facebook i Twitter. El millor de cada casa. Et permet crear múltiples canals amb els usuaris que vulguis. Tenint un canal per a cada projecte i assignades en éllas les persones que hi participen, ens serveix com a fil conductor de consultes importants per al projecte, converses i comentaris.

Es pot usar a manera de twitter amb missatges curts que reps automàticament al teu mòbil, avisant-te més amb mitjançant mail quan hi ha activitat al canal. Si necessiteu alguna cosa més complet, pot usar-se com fos un Facebook pujant arxius, replicant determinat comentari, etc.